Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

Cifradia es una marca comercial tecnológica en proceso de formalización como sociedad comercial en la República de Colombia. Mientras se concluye dicho trámite societario y tributario, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales es Juan Sebastián Abello, domiciliado en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con dirección de notificación en la Calle 64C # 68B-97, Bogotá D.C., teléfono +57 319 582 1804 y correo electrónico oficial de atención: contacto@cifradia.com. Una vez expedido el Registro Único Tributario (NIT) y formalizada la sociedad, la presente política se actualizará con la razón social definitiva y el NIT.

2. Datos personales objeto de tratamiento

Tratamos únicamente los datos personales recolectados a través de los formularios de contacto, agendamiento de reuniones o canales directos de atención, y los de los clientes de la API Feed de dominios descritos en la sección 9:

Datos de identificación y contacto: nombre completo, empresa u organización, correo electrónico, teléfono (opcional), servicio de interés, modalidad de reunión solicitada (virtual o presencial) y mensaje o descripción de la consulta.
Datos técnicos y de navegación: dirección IP procesada de forma temporal por Cloudflare para la mitigación de tráfico malicioso y verificación antibot. En nuestros servidores, salvo lo indicado para la API en la sección 9, la dirección IP se conserva únicamente en memoria volátil por un tiempo máximo de diez (10) minutos con la única finalidad de limitar envíos masivos automatizados, sin ser almacenada en bases de datos permanentes.

Exclusión de datos sensibles y de menores: Cifradia NO solicita ni trata bajo ninguna circunstancia datos sensibles (origen racial, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud o biométricos) ni datos personales de niños, niñas y adolescentes. Se exige a los usuarios abstenerse de remitir información de esta naturaleza.

3. Finalidades legítimas del tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados exclusivamente para:

Atender, procesar y dar respuesta a las consultas, solicitudes de información y mensajes recibidos.
Elaborar, cotizar y enviar propuestas comerciales y técnicas de los servicios solicitados.
Gestionar, ejecutar, formalizar y mantener la relación contractual y comercial en caso de contratación.
Enviar comunicaciones informativas o comerciales únicamente cuando el titular haya otorgado su autorización previa, expresa e independiente para dicha finalidad.
Prestar, proteger y gestionar la suscripción a la API Feed de dominios, conforme a la sección 9.

4. Autorización previa, expresa e informada

En cumplimiento del Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012:

Artículo 9°. Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Todo tratamiento de datos requiere la autorización previa, explícita e informada del titular. En sus formularios web, Cifradia la obtiene mediante una casilla de verificación (checkbox) obligatoria, no preseleccionada, (modelo Click-wrap).

Cuando el titular escribe o llama por iniciativa propia a los canales de la sección 1 (correo electrónico o teléfono, incluido WhatsApp), sin pasar por un formulario, la autorización se entiende otorgada por conducta inequívoca (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015) únicamente para responder su mensaje y, si lo pide, preparar una propuesta. Para cualquier otra finalidad de la sección 3, Cifradia le pedirá la autorización expresa antes de tratar sus datos.

5. Transmisión y transferencia internacional de datos personales

Para garantizar la prestación, disponibilidad y seguridad de sus servicios digitales, Cifradia contrata la infraestructura tecnológica de terceros proveedores especializados, lo cual implica la transmisión y transferencia internacional de datos personales:

OVHcloud (Canadá): alojamiento web y almacenamiento de bases de datos.
Cloudflare Inc. (Estados Unidos): red de distribución de contenido (CDN), mitigación de ataques cibernéticos y verificación antibot (Turnstile).
Hostinger International Ltd. (Chipre): proveedor de servicios de correo electrónico corporativo.
Paddle.com Market Limited (Reino Unido): revendedor en línea y comerciante registrado (Merchant of Record) de las suscripciones a la API Feed de dominios: procesa el pago, emite la factura y gestiona los impuestos. Paddle recolecta los datos de pago y facturación directamente del comprador y los trata como responsable independiente, conforme a su propia política de privacidad.
Cal.com Inc. (Estados Unidos): gestión y programación de agendas de reuniones virtuales.
WhatsApp / Meta Platforms Inc. (Estados Unidos): canal facultativo de mensajería instantánea directa.

Al aceptar la presente política, el titular autoriza de manera explícita e inequívoca la transferencia y transmisión internacional de sus datos hacia dichos proveedores bajo estándares adecuados de seguridad.

6. Derechos de los titulares

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales cuenta con los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Cifradia.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

7. Procedimiento para el ejercicio de derechos y requisito de procedibilidad

El titular o sus causahabientes podrán radicar sus peticiones, consultas o reclamos escribiendo al correo contacto@cifradia.com.

Trámite de consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. En caso de no ser posible atenderla en dicho plazo, se informará al interesado señalando los motivos y la respuesta se dará en un término adicional no mayor a cinco (5) días hábiles.

Trámite de reclamos (actualización, supresión, rectificación o revocatoria): se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin subsanar, se entenderá desistido. Si no fuere posible atender el reclamo en el plazo inicial, se notificará al interesado antes de su vencimiento y se responderá dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes.

Requisito de procedibilidad previa (Art. 16, Ley 1581 de 2012): se cita el artículo a continuación:

Artículo 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

El titular deberá agotar obligatoriamente el trámite de consulta o reclamo directo ante Cifradia antes de acudir a elevar una queja o reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

8. Retención, copias de seguridad y seguridad de la información

Término de conservación: los datos de clientes se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y el tiempo adicional exigido por las normas fiscales y de comercio. Las solicitudes de contacto que no concreten una relación comercial se eliminarán o anonimizarán en un plazo máximo de veinticuatro (24) meses.
Copias de seguridad (backups): se realizan respaldos diarios del sistema con un ciclo de retención de catorce (14) días en el servidor. Transcurrido dicho plazo, la información borrada desaparece definitivamente de los respaldos. Además, el proveedor de alojamiento conserva una copia completa del servidor, que se reemplaza cada veinticuatro (24) horas.
Medidas de seguridad: Cifradia aplica protocolos de cifrado en tránsito (SSL/TLS), control de acceso por mínimos privilegios y protección perimetral.

9. Datos de los clientes de la API Feed de dominios

Al contratar la API Feed de dominios (ver los Términos de uso de la API), el titular otorga la autorización de la sección 4 al aceptar esta política en la página de pago. Para prestar el servicio se tratan los siguientes datos:

Pago y facturación: los datos de pago y de facturación (como el correo electrónico, el país y el medio de pago) los recolecta y trata Paddle, como comerciante registrado, conforme a su propia política de privacidad. Cifradia no recibe los datos del medio de pago y solo guarda los identificadores que Paddle asigna al cliente y a la suscripción.
Correo electrónico: Cifradia consulta a Paddle el correo del cliente solo para enviarle el enlace de su llave, a través de su propio servidor de automatización (n8n) y de su proveedor de correo (Hostinger). El historial de ejecuciones de n8n conserva ese correo por un máximo de catorce (14) días.
Registros de uso: el número de peticiones por día de cada llave, para aplicar los límites del plan y atender soporte y reclamos. Se conservan según el término de conservación de los datos de clientes de la sección 8.
Registros de acceso: las peticiones a la API, con la dirección IP de origen, se registran para la seguridad del servicio y la atención de incidentes, y se eliminan automáticamente a los treinta (30) días como máximo; la copia diaria del servidor, que se reemplaza cada veinticuatro (24) horas, puede conservarlos hasta un día más. Los registros del proxy de entrada no guardan la dirección IP ni las credenciales.
Cloudflare: procesa las direcciones IP y las peticiones dirigidas a api.cifradia.com para la entrega del servicio y la mitigación de tráfico malicioso.
Alojamiento: el servicio y sus bases de datos se alojan en OVHcloud (Canadá). Las copias de seguridad del servidor también contienen estos datos, conforme a la sección 8.

De la llave de acceso solo se guarda su huella (hash), y la llave completa nunca se registra en los logs.

Anexo A. Texto exacto de la autorización para formularios web

Para garantizar la validez legal y el cumplimiento del Art. 9 de la Ley 1581 de 2012 y el Art. 50 de la Ley 1480 de 2011, los formularios web de Cifradia incluyen la siguiente casilla no preseleccionada:

[ ] Autorizo de manera previa, explícita e informada a Cifradia para recolectar, tratar y transferir internacionalmente mis datos personales con la finalidad de atender mi solicitud y gestionar la relación comercial, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales y los Términos y Condiciones.